Sin duda alguna, uno de las factures que pueden llegar a dificultar considerablemente el teletrabajo, es la falta de tiempo o la mala organización de éste.
Puedes llegar a un punto donde tu día no es suficiente para cumplir con todas tus tareas, y tampoco te queda tiempo para tus asuntos personales.
La productividad puede verse afectada incluso si trabajas con mucho esfuerzo. A veces se trata de un problema de gestión de tiempo eficaz, lo cual puede imponerse entre nosotros y el tener éxito teletrabajando.
Debido a esto, son muchos los métodos y técnicas que han aparecido para ayudar a todas esas personas que no encuentran el modo de organizar su tiempo. Uno de los métodos más exitosos actualmente es el Time Blocking, que te ayuda a enfocarte completamente en la tarea que estés realizando, reduciendo el estrés de tu jornada de trabajo y aumentando tu productividad considerablemente.
¿Qué es o en qué consiste el Time Blocking?
El time Blocking consiste en una técnica de gestión de tiempo y productividad, que se basa en la planificación de tus jornadas de trabajo, dividiéndolas en bloques, donde se realizan todas las tareas pendientes, y se dedican estos bloques o segmentos de tiempo únicamente a ello.
Si tienes la costumbre de mantener una lista de tareas abierta, que a menudo te causa estrés al ver todo lo que te queda por hacer, y no tienes ni idea de cómo lograrás terminarlo todo, entonces el Time Blocking va a revolucionar la forma en que trabajas desde casa. Recuerda, si no controlas tu horario, el horario va a controlarte a ti. Este método te permite planificar todas tus tareas, y te encontrarás terminándolas casi sin darte cuenta.
De hecho, hemos aplicado este método desde mucho antes sin saberlo. En la escuela, nos proporcionan un horario específico que destinaba bloques de tiempo determinados para cada materia. Esta organización del tiempo lograba compartimentar nuestra atención para enfocarnos en sólo un tema a la vez.
El objetivo principal del Time Blocking es precisamente este, concentrar la atención en una tarea o tema específico, que garantiza que elevemos los niveles de productividad para culminarla con éxito. Esto también incluye dedicar tiempo a descansar y relajar nuestra mente, sin lo cual no podríamos ser eficientes en el teletrabajo.
Beneficios del método Time Blocking.
No es difícil imaginar todos los beneficios que podemos obtener de esta técnica ¿verdad? Pero no está de más repasar estas ventajas para motivarnos aún más a dar comienzo con este método de optimización de tiempo.
El time Blocking, como su nombre lo indica, está relacionado directamente con nuestro tiempo, específicamente, en hacernos más proactivos a la hora de disponer de éste. El método nos hace analizar nuestros objetivos de una forma más clara y realista, ayudándonos a estar un paso delante de todo. Se acabaron las llegadas tarde a las conferencias virtuales, comenzar una tarea dos horas después, o terminar la jornada de trabajo a las 11 pm porque no aprovechaste bien el tiempo durante el día.
Todo el rollo de concentrar nuestra atención, está íntimamente relacionado con la atención y estima que le damos a cada una de las tareas que forman parte de nuestro complejo esquema de objetivos a corto y mediano plazo. Este tipo de métodos nos ayudan a saber categorizar las tareas, y distinguir cuáles son las más importantes, es decir, aquellas que requerirán mayores bloques de tiempo en nuestros horarios o calendarios.
Si podemos distinguir las tareas según su importancia, podemos generar un mayor control sobre nuestra vida tanto laboral como personal. Se trata de encontrar un punto intermedio donde ambas partes de nuestra vida puedan coexistir. Trabajar desde caso a menudo borra esa línea, y dejamos de darle importancia a nuestra vida personal.
El Time Blocking toma en cuenta que necesitamos dedicar tiempo para nosotros, para divertirnos, descansar, etc. Cada persona es diferente, y con esta técnica puedes elegir las partes del día que se adaptan mejor a tu persona, tanto para trabajar como para descansar y dedicar al ocio.
Estas separaciones de nuestro tiempo, nos ayudan a dejar atrás el mal concepto de multitasking o multitarea. Está muy bien poseer estas habilidades, pero no significa que siempre sea correcto o eficiente. Algunas veces, si hacemos varias cosas al mismo tiempo, lo que terminamos haciendo es saltar de una tarea a otra, y no terminamos ninguna. Con el Time Blocking nos dedicamos a una cosa exclusivamente, minimizando las distracciones, porque ya habremos establecido un bloque de tiempo para cada una de ellas.
Diferencias del método Time Blocking vs GTD, Pomodoro, etc.
Como hemos mencionado antes, son muchos los métodos que existen en la actualidad para la organización del tiempo, la productividad personal y la gestión de tiempo eficaz. Existen tantos trucos para el teletrabajo, que podemos llegar a confundir unos métodos con otros, y terminamos aplicándolos mal o no aplicando ninguno y seguir como antes.
Hay métodos como el GTD (get things done) que son mucho más difíciles de aplicar, porque no hay una serie de pasos establecidos que nos indiquen como hacer todo. Una de las principales diferencias entre el Time Blocking y GTD, es que en el Time Blocking no se hacen to do lists o listas de tareas pendientes.
En el GTD se invierte bastante energía en separar las tareas en citas, eventos, proyectos…. y al final puede complicar las cosas un poco, pero funciona para las personas que no quieren organizar toda su jornada en base al tiempo sino en base a las actividades. Por esto, el Time Blocking es más sencillo, ya que no se trata de un sistema como tal. El GTD es un sistema que combina varios métodos de organización, lo cual le da una mayor complejidad. Puedes encontrar el Time Blocking dentro del GTD, pero en una porción muy pequeña sólo para concertar citas.
Que el Time Blocking tenga una esencia distinta a métodos como este, no significa que no podamos combinarlo o relacionarlo. Por ejemplo, puedes intentar añadir algunas de las bondades de los métodos como el Pomodoro. Si recordamos, este método se trata de asignar tiempo a las tareas y dejar intervalos de descanso entre ellas.
Puedes dejar espacios pequeños de descanso entre los bloques de trabajo, así, puedes obtener lo mejor de ambos métodos. Incluso, si no te agrada del todo como se ven los espacios entre tus bloques de trabajo, puedes asignar un bloque grande de tiempo, del cual irás consumiendo los pequeños descansos entre cada bloque, y visualmente tu calendario se verá perfecto.
Cómo hacer Time Blocking paso a paso.
Dedica tiempo a planificar: la jornada laboral, la semana, el día…
La planificación es el primer paso para implementar el Time Blocking en tu jornada de teletrabajo. Puedes separar un poco de tu tiempo de trabajo para invertirlo en esta importante actividad.
Básicamente se trata de planificar toda tu jornada antes de que inicie. Decide qué tan lejos quieres planificar. Puedes realizar los bloques de tiempo por jornada, haciéndolos cada día, pero entonces tendrías que destinar tiempo a la planificación, prácticamente a diario. Lo más recomendable es planificar de forma semanal, así no tendrás que gastar tiempo en planificar durante la semana, sólo tendrás que seguir los bloques de tiempo que tú mismo estructuraste.
Divide tu día en bloques de tareas.
Debes definir bloques de tareas para cada cosa que debas hacer durante cada día de esa semana. Evidentemente, hay tareas más importantes que otras, a las cuales les asignarás bloques de tiempo más grandes.
Establece los bloques por horas, no por periodos cortos como 15 o 20 minutos, recuerda, no se trata del método Pomodoro. Puedes dejar espacio para algunas variaciones en los bloques si te parecen muy largos. Por ejemplo, si tienes un bloque de dos horas, pero luego de que pasa una hora, has avanzado en esa actividad de forma más rápida de lo que esperabas, puedes acortar tu bloque de dos horas, y tomarte, digamos, unos 15 minutos para descansar. Esto aumentaría tu tiempo de descanso entre ese bloque y el siguiente (si es que decidiste asignar uno) y te motivará a ser más eficiente durante la ejecución de la tarea.
Tareas proactivas (prioritarias) te permiten avanzar.
Cuando leas bloquear las tareas proactivas, no pienses que se trata de dejarlas a un lado o no hacerlas. Se trata de estructurarlas en bloques de tiempo, tal y como nos indica la premisa del Time Blocking. Las tareas proactivas son aquellas que nos permiten avanzar en los proyectos, son las tareas más importantes porque nos acercan más a los objetivos que tenemos planteados. Por lo tanto, estas tareas son las primeras que se “bloquean”.
Estas tareas deben ir primero en el calendario, ya que, incluso si no son urgentes, terminarlas es importante para tu trabajo o proyectos, bien sea a largo o corto plazo. Lo más recomendable es asignar los bloques de las tareas proactivas al principio de la jornada, para afrontarlas con la mayor cantidad de energía y disposición posible.
Tareas reactivas (responder a emails, reuniones, llamadas, etc.)
Las tareas reactivas también son parte de nuestra rutina, y son necesarias en el día a día, tales como reuniones, mensajes de trabajo, llamadas, e-mails. Lo mejor es agrupar estas tareas en un único bloque, aunque puede depender. Algunos teletrabajos requieren de una atención constante a estas tareas, por lo tanto, se pueden asignar varios bloques pequeños al día, intentando dejarlos lo más separados que sea posible. Si no son de vital importancia, y se pueden revisar una o dos veces al día, lo mejor es asignar un bloque para tareas reactivas al final de la jornada, y así se evitan todas las distracciones que pueden llegar con esto, como husmear los mensajes personales si se utiliza el celular, o navegar en internet si se revisan los correos en el ordenador.
Haz visual tu Time Blocking: calendario + lista de tareas.
Si invertimos tanto tiempo en la estructuración de nuestro tiempo, entonces debemos mostrarlo, y nada mejor que crear un calendario visual. Puede ser físico, colgado en tu pared para verlo y estar al tanto del tiempo que tienes para realizar cada cosa; o puede ser digital, en una de los cientos de aplicaciones que existen para crear calendarios.
Configura tu calendario.
Una de las tantas ventajas de hacer tu propio método de optimización de tiempo, es que puedes dejar volar tu creatividad y obtener los mismos resultados. Para el calendario, puedes asignar colores a las diversas tareas según su prioridad, un color para los bloques de tiempo que son fijos y otro para los que pueden ser más flexibles, etc.
Al momento de gestionar el calendario, asegúrate de que no quede demasiado recargado y que se vea bien estéticamente. Esto te ayudará a sentir mayor motivación para trabajar con sólo mirarlo. Las tareas deben ser lo más concretas posible, para que así sean más sencillas de lograr, y no te llegue el momento de comenzar un nuevo bloque con una nueva actividad, sin haber terminado la anterior.
Escoge el tipo de calendario que vaya mejor contigo, probablemente uno que hayas probado antes y te haya funcionado, que tengas a la mano, o que alguien te haya recomendado. Esto te ahorrará tiempo, ya que no tendrás que evaluar cada uno para ver cuál se adapta mejor a ti y a tu tipo de trabajo desde casa.
Muchos calendarios digitales poseen la opción de implementar una alarma cuando un bloque de tiempo comienza y cuando termina, lo cual es muy útil, ya que no tendremos que estar revisando la hora constantemente. Una cosa menos de qué preocuparnos.
Haz un checklist o lista de tareas.
Si bien no es estrictamente necesario crear una lista de tareas (también conocida como to do list) para implementar el Time Blocking, se ha comprobado que su utilización al momento de planificar los bloques y el calendario, es de gran ayuda.
Las listas de tarea usualmente nos causan algo de estrés, porque terminamos con una larga columna de cosas por hacer, y no sabemos por dónde comenzar, pero en este caso, no las usaremos como de costumbre, sino como un apoyo para estructurar nuestro calendario.
Básicamente, combinar el Time Blocking con una lista de tareas: el camino para tener éxito teletrabajando. La lista de tareas te ayudará a organizar las tareas en orden de importancia, según el tiempo que se tarda cada una, si son reactivas o proactivas, etc. Luego de crear una buena lista de tareas, sólo te resta transferir esa información al calendario en forma de bloques. Acabará con tus dolores de cabeza al momento de planificar toda la semana.
Prioriza tus tareas.
Empieza el día con una tarea clave (roca).
La energía que tenemos por la mañana luego de despertarnos y comenzar nuestro día, es la mejor de todas. Es la energía que nos vuelve más productivos en comparación a los demás momentos del día. Por ello, asignar las tareas más duras, clave o difíciles a este momento de la jornada, garantizará que las terminemos de forma eficiente y a tiempo dentro de lo que establece su bloque de trabajo respectivo.
Además, si culminamos tareas difíciles al principio de la jornada, continuaremos el resto de bloques de trabajo con una sensación de satisfacción, que nos servirá como combustible para ejecutar las tareas posteriores, e incluso se verán más fáciles a comparación de lo que ya logramos.
Diferencia entre tareas importantes y urgentes.
Sí, una tarea urgente no necesariamente es una tarea importante, y viceversa. Las tareas urgentes están relacionadas a la fecha de finalización o entrega, teniendo que, entre dos tareas cuyo tiempo de realización sea similar, será más urgente la que tenga una fecha límite anterior.
Si las tareas poseen la misma fecha límite, entonces la más urgente es la que se demore más tiempo en ejecutar. Así, una tarea sin fecha límite, simplemente no puede ser urgente, pero no significa que no pueda ser importante.
Las tareas importantes son aquellas que, de no ser realizadas, generarían consecuencias considerables en nuestro trabajo y/o proyectos. Mientras más graves puedan ser esas consecuencias, más importante se vuelve la tarea.
Una tarea urgente e importante, debe ir al principio de nuestra lista de tareas, y, por tanto, tener prioridad en los bloques de trabajo en el calendario. A estas tareas les asignamos más tiempo y el momento del día donde tenemos más energía.
Las tareas importantes, pero no urgentes, son aquellas a las que debemos asignarles al menos un pequeño bloque cada día, así las iremos culminando poco a poco, pero sin dejarlas de lado completamente, porque, recuerda, son importantes.
En el caso contrario, las tareas urgentes, pero no importantes, pueden tener lugar en los bloques de tiempo de cualquier momento del día, siempre y cuando se garantice su culminación antes de la fecha límite. Estas son las tareas ideales para delegar, y restarías mucho estrés a tu rutina de trabajo.
Evita la multitarea.
Puede sonar impresionante cuando sabemos de alguien que realiza varias actividades a la vez, las personas incluso se sienten orgullosas de ello. Y si bien se requieren de buenas habilidades para hacerlo, ser multitarea no es bueno para la productividad, así que no debemos implementarlo al trabajar desde casa.
Si ejecutamos varias tareas a la vez, reducimos el nivel de eficiencia con el que las hacemos, lo cual ocasiona que pensemos más, tengamos mayores niveles de estrés, perdamos tiempo y no las finalicemos según nuestros bloques de tiempo.
Establece bloques de tiempo flexibles y ten en cuenta posibles imprevistos.
Como mencionamos antes, los bloques en el calendario pueden separarse en categorías, y ayuda bastante establecer algunos como bloques flexibles o sujetos a cambio. Son bloques que amortiguan nuestra jornada de trabajo en caso de que pase algo inesperado.
Hay variables en la vida que no podemos controlar, y los imprevistos mientras trabajamos desde casa son parte de ello. Desde visitas inesperadas hasta emergencias, debemos dejar espacio para ello en nuestro calendario de Time Blocking.
Lo bueno de la flexibilidad es que no sólo se presta para que podamos dejar el trabajo y ocuparnos del imprevisto, sino que también puede servir como recompensa al trabajo duro. Si terminas antes de tiempo la tarea estipulada para un bloque flexible, puedes encontrarte con más tiempo de descanso entre tareas, o con una jornada de trabajo más corta.
Define bloques libres para descansar, tareas personales, etc.
Combinar el Time Blocking con otros métodos de administración de tiempo puede resultar bastante efectivo. Métodos como el Pomodoro, nos sugieren incluir tiempo de descanso en nuestros horarios de trabajo. Según el Pomodoro debemos descansar entre cada tarea, pero no es necesario si no lo deseas. Lo que sí es necesario, es no dejar pasar varios bloques de trabajo sin al menos un descanso corto.
Nuestra mente trabaja mejor cuando descansa correctamente, por ello debemos darle tiempo en nuestro calendario para hacer esto. Además, si reservamos un tiempo específico para esto, así como para actividades personales y/o de ocio, evitaremos las distracciones durante el trabajo.
Mide el tiempo que te lleva realizar cada bloque, cada tarea, que malgastas en distracciones…
Al planificar el calendario y los bloques de trabajo, debemos estar conscientes de cuánto tiempo nos toma realizar cada tarea, o hacer un cálculo estipulado. Primero que nada, debemos establecer el tiempo total de nuestra jornada de trabajo, para saber con cuantas horas contamos, y luego distribuirlas en los diferentes bloques según su importancia y urgencia.
Elimina las distracciones.
Bloquea notificaciones (correo, redes, móvil…).
El teletrabajo trae consigo algunos inconvenientes, como es la facilidad para distraerse en un ambiente tan personal como lo es el hogar. No podemos permitir que esto se interponga entre nosotros y el éxito teletrabajando, así que debemos tomar medidas para reducir estas distracciones.
Es recomendable silenciar el teléfono cuando se comienza un nuevo bloque de trabajo, y mantenerlo de esta forma hasta que se llegue al siguiente bloque destinado para asuntos personales o para tareas reactivas.
Tampoco se debe tener el correo electrónico abierto si se trabaja en el ordenador, al menos que sea requerido para la tarea que se está realizando.
Herramientas y aplicaciones para gestionar tareas y hacer Time Blocking.
Google Calendar.
Es una herramienta que te permite crear todos los calendarios que quieras, sincronizados con tu cuenta de Google. Es ideal para crear el calendario con todos los bloques que estructuraste y separaste según tu lista de tareas.
Google Calendar está disponible en donde quieras, ya sea en el ordenador o en el móvil, y permite cambiar los bloques de color, fijar alarmas, editar cuando deseamos, etc.
Incluso puedes crear más de un calendario. Puedes tener uno para el ámbito laboral y uno personal, así no tendrías que mezclar bloques de tareas de trabajo con bloques de tareas domésticas o de asuntos personales.
Trello.
Trello es una herramienta destinada para el trabajo empresarial, que ayuda a mantener un orden en el equipo y en los objetivos de la organización. Es ideal para organizar cualquier proyecto o tarea, y asegura un rendimiento óptimo en el desempeño de éstos.
Con Trello podemos crear tarjetas que indican la realización de una actividad específica, con una fecha límite específica. Podemos crearlas para nuestro propio tablero, o para el tablero de alguien más (delegar). La herramienta alerta cuando es tiempo de comenzar una tarea, cuando ya casi se acaba el tiempo de hacerla, y te permite marcarla como terminada para que salga de tu tablero de cosas pendientes.
Puedes utilizar las tarjetas de Trello como los bloques de trabajo, es excelente, dinámico y fácil de usar una vez que aprendes las nociones básicas.
Todoist
Es una herramienta que vale la pena explorar, es económica y no tiene nada que envidiarle a su versión de Google (Google tareas). Incluso posee una versión de escritorio que te permite visualizar tu lista de tareas en el ordenador.
Puedes añadir recordatorios a las tareas de tu lista, etiquetarlas, separarlas y añadir notas importantes. La aplicación puede sincronizarse con Google Calendar, haciendo que la planificación de los bloques de trabajo según tu lista de tareas, sea una actividad más sencilla y con menos consumo de tiempo.