El teletrabajo se ha convertido en protagonista de la vida de muchas personas alrededor del mundo, especialmente en la situación actual.
Muchas personas lo ven como un privilegio, el poder hacer su trabajo de oficina desde la comodidad del hogar; pero otras habrán encontrado ciertas desventajas del teletrabajo, como las distracciones, los ruidos, dificultad para concentrarse, falta de productividad, apatía, etc.
Y es que todo esto es perfectamente normal, aún más si se trata de una transición de la oficina a casa.
Puede que, en la oficina en casa, no exista esa presión para realizar el trabajo de forma eficiente. Hay muchos factores que pueden dificultar el trabajar desde casa, pero en este artículo podrás leer consejos para tener éxito teletrabajando.
Diseña tu rutina diaria y establece horarios.
Cuando haces teletrabajo, no puedes comenzar el día sin saber qué vas a hacer, ya que no te permitirá tener metas claras, y una gestión del tiempo eficaz. Uno de los mejores métodos, es establecer un horario, que indique bloques de trabajo continuos, y también de descanso. Estructurar el tiempo aumenta la posibilidad de cumplir las metas y las fechas límites para un proyecto.
La rutina para trabajar desde casa es diferente para cada persona, y lo mejor es evaluar las horas más productivas, y las que son mejores para utilizar como descanso.
Esta rutina debe incluir momentos para reposar, comer, descansar la mente, hacer alguna actividad de entretenimiento, etc. Después de trabajar por tiempo prolongado, eventualmente nos cansamos y dejamos de ser productivos.
Darle pausas a nuestro cerebro y a nuestro cuerpo, garantiza que recuperen su fuerza para continuar trabajando.
Uno de los primeros pasos a seguir para organizar el tiempo apropiadamente, es organizar primero la cantidad de proyectos o tareas pendientes que se deben terminar en un tiempo determinado. De este modo se puede dividir el trabajo equitativamente entre cada día de la semana, y hasta dejar un día libre para otras cosas.
Se deben tomar los objetivos más importantes, es decir, las tareas que deben terminarse primero; y darles prioridad en el horario.
Saber las tareas pendientes para cada día, ayuda a visualizar todo en conjunto y motivarse para terminarlas antes. Todos añoramos ese momento del día donde el horario de trabajo se acaba y podemos relajarnos o hacer otras cosas.
A veces esa línea se torna borrosa con el teletrabajo, ya que en casa es fácil distraerse y dejar el trabajo “sólo por un momento”, lo cual puede convertirse en horas de improductividad.
Al igual que en todos los ámbitos de nuestra vida, manejar grandes cantidades de estrés y cosas para hacer en el último momento, es una de las peores estrategias para ser productivos. Mantener un horario y seguirlo al pie de la letra garantiza una sana distribución del trabajo y que abordemos aquellas actividades que nos parecen más pesadas y difíciles de culminar.
Aprovechar las horas más productivas.
Todos somos diferentes, por ello no existe un horario o fórmula específica que sea la clave del éxito para el teletrabajo. Algunos son mejores trabajando muy tempranos por la mañana, otros durante la tarde luego del almuerzo, y muchos durante la noche, donde existe gran tranquilidad y silencio.
Las horas continuas de concentración también son variables. Muchas personas creen que la productividad viene medida por la cantidad de horas que se trabajan en un día, cuando realmente de la calidad y cantidad del trabajo realizado en esas horas, sin importar cuantas sean.
Existe un método o técnica llamado “Pomodoro”, que básicamente se trata de mejorar la administración del tiempo que dedicamos a una actividad específica.
Data de los años 80, y se usa para dividir el tiempo en intervalos más cortos, llamados pomodoros.
Cada pomodoro dura 25 minutos, en los cuales se trabaja sin ningún tipo de interrupción, y luego se tiene un descanso de 5 minutos. Cada cuatro pomodoros, el tiempo de descanso se aumenta.
El objetivo de establecer estos intervalos de trabajo en tiempos más cortos, es mantener la concentración y la productividad, ya que se ha comprobado que luego de trabajar mucho tiempo sin parar en una misma actividad, reduce significativamente la productividad.
Además, esto permite que el foco se otorgue a una sola actividad, garantizando que sea completada a tiempo y a la perfección.
Luego de marcar o registrar un pomodoro como terminado, también se obtiene un pequeño sentimiento de logro y satisfacción, que fomenta la motivación para abordar el siguiente pomodoro y seguir trabajando con eficiencia.
Por supuesto, los tiempos de los pomodoros pueden ser cambiados según la productividad o lo que sea mejor para cada persona.
El principio de esta técnica es acerca de las pausas regulares ayudando a reducir el estado de ansiedad y estrés que puede provocar tener muchas tareas por terminar, así como también, saber que se va a tener un descanso en poco tiempo puede impedir caer en distracciones innecesarias.
Lograr esto no es muy difícil, y complementarlo con un horario de trabajo bien estructurado, responde todas las inquietudes y problemas acerca de cómo mejorar la eficiencia en el trabajo, especialmente el trabajo desde casa.
Hay muchos trucos de teletrabajo para organizar el tiempo, pero este es uno de los más efectivos. Basta con configurar una alarma o temporizador para marcar el tiempo de duración del pomodoro.
Si se interrumpe el tiempo, se debe volver a comenzar desde cero. Eventualmente, los descansos pueden hacerse más largos, con el objetivo de mantener la mente y el cuerpo en estado de relajación y calma.
Puede sonar bastante tedioso incluso organizar el tiempo de esta manera. Podríamos quedarnos mirando el reloj mientras decidimos qué tarea vamos a hacer durante el pomodoro, en vez de sólo comenzar y hacerlo.
¿Alguna vez te has puesto a pensar en todo el tiempo que pierdes pensando que algo es muy difícil de hacer o las razones para no hacerlo?
Es sólo tiempo perdido, tendrás que hacer la tarea de todos modos ¿por qué no comenzar de una vez? Una vez que comienzas a desarrollar la tarea, vas a concentrarte en los detalles, en hacer lo mejor que puedas, y eventualmente, la alarma que indica que comenzó el descanso, va a tomarte por sorpresa.
La disciplina a la hora de realizar una actividad es una virtud maravillosa que sirve como un camino en línea recta hacia el éxito. La mejor forma de cultivar la disciplina es ser constantes y dedicar nuestras horas más productivas a la actividad que estemos desarrollando.
Bajo ninguna circunstancia debes buscar convertirte en una persona adicta al trabajo, que pasa el 100% de su día con la nariz en el computador. Recuerda, no se trata de cantidad de tiempo, sino de calidad de tiempo.
Define prioridades: objetivos diarios, metas semanales y mensuales.
Como ya se ha mencionado, compartimentar el tiempo es otro de los pasos a seguir para aumentar la productividad en el trabajo. Si establecemos el uso del método del pomodoro, o de cualquier otro método de organización de tiempo, antes debemos tener claro qué es el que vamos a hacer.
Una de las mejores formas de lograr esto, es ordenar las tareas según su importancia y urgencia. Si una tarea es urgente e importante, debería estar en el primer lugar de objetivos. Si una tarea no es ni urgente ni importante, entonces puedes hacerla a un lado, delegarla a alguien más, o simplemente volver a ella cuando hayas terminado con los elementos más importantes de tu lista, cuadro, panel, etc.
Todos tenemos ciertas preferencias de unas tareas sobre otras. Tal vez algunas se adaptan más a nuestras habilidades, y por tanto son más fáciles de hacer, o algunas son muy aburridas y se vuelven tediosas de culminar. Estas características no deben ser tomadas en cuenta a la hora de priorizar actividades.
Puede tratarse de una tarea que un compañero de trabajo espera impacientemente para culminar sus tareas. Esto le otorga prioridad a la actividad, se trata de identificar lo que es más urgente, más importante y que traerá beneficios para ti y tu equipo de trabajo.
Así como puede ser difícil comenzar el horario de trabajo y ponerse manos a la obra, también puede serlo el dar por terminada una jornada. Cuando finalmente finalizas tu jornada de trabajo, es importante que lo hagas de verdad, es decir, que te desconectes completamente del trabajo.
La era digital impide que sea prácticamente imposible desconectarse por completo. Existen demasiados canales y plataformas de comunicación para trabajar en equipo, y siempre están activos durante el día.
Por ello se recomienda utilizar una herramienta o canal para comunicarse con compañeros de trabajo, y otra para los amigos o familia. De esa forma le estás indicando a tu mente que existe un límite o barrera visible entre tu vida personal y el trabajo.
Podemos establecer límites físicos fácilmente en una oficina, pero con el teletrabajo siempre estás en casa, por lo que es bastante complicado. Al finalizar la jornada, puedes hacer tu lista de pendientes para el día siguiente, por ejemplo.
De esta manera acondicionas a tu cerebro para pensar en estas cosas como problemas o actividades de mañana, y podrás dedicar el tiempo del ahora, para relajarte, divertirte, descansar, etc.
Incluso en los trabajos donde se requiere “estar conectados todo el tiempo”, se deben establecer límites. No se puede estar a disposición del jefe o del trabajo las 24 horas del día.
Es importante aclarar las expectativas con tu jefe y compañeros, para que todos estén conscientes de los límites, y cada uno posea su propio tiempo de estar en casa sin teletrabajo.
Crea una buena checklist o lista de tareas.
A menudo es más fácil organizar estas prioridades con una lista de tareas, to-do list, o checklist. Se pueden realizar listas de tareas mensuales, semanales o diarias. Cuando es hora de trabajar según tu horario, nada mejor que echar un vistazo a las tareas del día y buscar la motivación que se pudo haber quedado en el cubrecama.
Esta lista de tareas puede representar dos cosas: tu motivación perfecta para comenzar el día con la mejor disposición, o tu pesadilla que te acecha como una gran pila de cosas pendientes por hacer. Mejor que sea la primera opción ¿no? Si la segunda opción es tu caso siempre que tienes una lista de pendientes, entonces probablemente lo estés haciendo mal. Es posible convertir estas listas en valiosas herramientas para completar objetivos a corto y mediano plazo.
Para muchos suena extraño, pero la sensación de satisfacción que otorgan estas listas al momento de ir completando sus elementos, es bastante agradable.
Primero que nada, vale la pena señalar los beneficios más importantes de crear y ejecutar una buena checklist para gestionar tu tiempo de teletrabajo:
- Son ideales para organizar las ideas y pensamientos que pueden agobiarnos.
- Liberas tu mente al no tener que recordar las cosas por hacer. Sólo revisas tu lista, ya sea en papel o en tu teléfono, y dejas más espacio en tu mente para cosas más importantes que ayuden a tu productividad.
- Mantiene el estrés y la ansiedad a raya, permitiendo que te concentres en una cosa a la vez.
- Ayuda a monitorear tu progreso en un proyecto, medir tu productividad, y encontrar patrones que te ayuden a mejorar tu desempeño.
- Evita que te sientes frente al escritorio sin saber por dónde comenzar, o cuál tarea hacer primero. Ya tendrás todo estructurado en tu lista, teniendo en cuenta las cosas que merecen tu atención primero que las otras.
- Facilita convertir grandes metas en objetivos más realistas y fáciles de asumir.
- Ofrecen una sensación de logro cada vez que completas una actividad o elemento pendiente en la lista.
- Plasmar tus metas y objetivos en físico te ayuda a visualizar los métodos correctos para lograrlas.
- Permite que recuerdes las cosas que realmente importan, así no olvidas hacer nada urgente o prioritario.
Probablemente luego de leer estas excelentes ventajas, hayas encontrado la seguridad que te faltaba para comenzar a redactar tu lista de tareas. Ahora, es prudencial recalcar algunos consejos para la realización de la checklist, que garanticé que no se convertirá en algo negativo para ti, como hemos señalado más arriba.
Uno de los errores más comunes al momento de desarrollar una lista de tareas, es hacerla demasiado larga. No puedes abarrotar la lista con tareas imposibles, innecesarias o metas poco realistas. Existen tareas que no deben ser tomadas en cuenta para la lista, ya que no aportan nada positivo, o forman parte de otra actividad previamente anotada.
Es importante mantener la lista con sólo los elementos estrictamente necesarios, para así evitar que sea muy extensa y nos desmotivemos con sólo ver lo mucho que nos falta por hacer.
Una lista de una longitud aceptable significa que todos los objetivos plasmados en ella están ordenados desde el más importante y/o urgente, hasta el menos importante.
Si tenemos esto, la mayor parte está hecha, porque hemos sido capaces de categorizar las actividades y ordenarlas en una cómoda checklist. Ahora, también es importante mantener una actitud de flexibilidad, que nos permita modificar la lista de ser necesario. No debe ser visto como símbolo de derrota modificar o eliminar una actividad de la lista, bien sea porque notamos que no podemos realizarla, porque la delegamos a alguien más, o porque ya no es necesaria.
Escoger las actividades que valen la pena para invertir nuestro tiempo es una de las partes más cruciales a la hora de tener éxito teletrabajando.
Una lista de tarea nos provee de una serie de pasos más pequeños que nos ayudan a avanzar grandes distancias, a veces sin darnos cuenta. El secreto de estas listas es mantenerlas cortas, razonables, establecer un horario acorde con ellas (cosa que ya discutimos en este artículo) y por supuesto, completar con esfuerzo y dedicación cada uno de sus elementos.
Crea un espacio de trabajo libre de distracciones.
Si separar nuestro tiempo de trabajo de nuestro tiempo personal puede llegar a ser difícil, separar el espacio de trabajo del resto de nuestra casa puede ser un completo desafío.
Nuestra mascota puede distraernos, el ruido de otras personas que vivan con nosotros, los niños, la vecina que hace ruido a través de la ventana, el sonido de la calle o el pasillo a través de la puerta, etc. Todos estos factores son distracciones perfectamente comunes de las que muchas veces no podemos escapar.
Adapta la zona de trabajo.
No tenemos que llevar el contratista a casa para construir una oficina con todas las de la ley, ni mucho menos. Podemos adaptar un espacio de trabajo dentro de nuestro hogar de forma simple. Una de las mejores inversiones para el teletrabajo, es en acondicionar el espacio ideal.
Primero debes escoger qué parte o que espacio de tu hogar vas a asignar completa y únicamente para trabajar. Debe ser un espacio tranquilo, preferiblemente fuera de tu habitación, ya que si estamos muy cerca de nuestra cama…las tentaciones pueden llegar. Muchas personas trabajan en sus habitaciones sin problemas, pero debes hacerte una pregunta: ¿De verdad tengo la disciplina para trabajar cerca de mi cama? Si la respuesta no es un SÍ con determinación, entonces lo mejor es buscar otro lugar que se adapte a tu persona.
La importancia del orden y la limpieza.
Un espacio de trabajo no solo se trata de la estructura, como la silla, el escritorio, el computador, etc. También se trata de cómo organicemos estos elementos para que estén en armonía, y dispuestos de la forma más cómoda para trabajar.
Debemos pensar que en casa es lo mismo que estar en la oficina, donde nuestro espacio de trabajo está aislado del resto, y necesitamos un rincón u oficina independiente para hacer nuestro trabajo. Así se evita el ruido, las distracciones y que nuestros objetos se mezclen con los de otros compañeros de trabajo.
Lo mismo pasa en casa. No podemos dejar utensilios de cocina en el escritorio, o usar nuestra silla para comer, o tener papeles sobre la cama, el comedor, etc. Se debe mantener un orden para que las cosas sean más fáciles de encontrar, por ejemplo, utilizar los cajones del escritorio para organizar los papeles por días o prioridad, y no utilizarlos para nada más.
Así como separar los papeles y cosas que ya no necesitamos, con el objetivo de tirarlas o reciclarlas. Parte de mantener el orden es no acumular cosas, no tener en nuestro espacio de trabajo más objetos de los que realmente necesitamos.
Usa una silla cómoda.
El teletrabajo nos hace pasar muchas horas frente a un computador, lo cual puede llegar a ser muy cansado, especialmente si no se tiene el soporte adecuado para permanecer sentado. Una silla cómoda que mantenga tu postura recta y sea suave al tacto, es la mejor inversión para trabajar desde casa, esto definitivamente hará que tu productividad personal ascienda a otro nivel.
Cuida la iluminación y la ventilación.
Si prefieres trabajar de día, lo más recomendable es ubicar tu espacio de trabajo en un área iluminada de forma natural, para ahorrar energía y reducir la temperatura que puede ocasionar estar bajo las lámparas todo el día. La habitación de tu elección podría tener una ventana, que no sólo te sirva como fuente de luz natural, sino también como ventilación. Es muy importante garantizar la máxima comodidad, es uno de los mejores trucos de teletrabajo: comodidad y frescura.
Si prefieres trabajar de noche, puedes mantener una lámpara en tu escritorio que te sirva para poder escribir, usar el teclado y leer papeles en medio de la noche, sin molestar a las otras personas que viven contigo, en caso de que las haya.
Identifica y elimina las posibles distracciones.
En un día normal de trabajo, analiza aquellos elementos que crees pueden significar una distracción para ti, o una perturbación para tu tranquilidad. Identificar estas distracciones es el primer paso para eliminarlas. Podemos eliminarlas adaptando nuestro horario para trabajar durante las horas en que esas distracciones no existen o son menores, o cambiar nuestro espacio de trabajo a un lugar que las aísle.
Si trabajamos desde el móvil u ordenador, es fácil caer en las distracciones de los correos electrónicos, las redes sociales, los mensajes de los colegas, notificaciones, etc.
Lo mejor es no utilizar el móvil al menos que sea necesario, y bloquear las aplicaciones que significan distracción, durante el tiempo sagrado de trabajo.
También se pueden desactivar las notificaciones, o simplemente apagar el móvil.
Cada momento de debilidad que usemos para revisar nuestras cosas personales en el ordenador, o en el móvil, es tiempo valioso que le restamos a nuestro trabajo. Es tiempo que vamos añadiendo a la rutina, y estaríamos terminando la jornada mucho más tarde de lo que quisiéramos.
Mantén una comunicación fluida con compañeros, socios, clientes y/o proveedores.
La productividad al teletrabajar no sólo va de la mano con la forma en la que desarrollamos nuestras actividades, sino también con la forma en las que nos comunicamos con los integrantes de nuestro ambiente laboral. El trabajo en equipo está basado en gran medida en la adecuada comunicación. Trabajar desde casa no significa necesariamente trabajar solo.
Está comprobado que un equipo de trabajo que se comunica asertivamente, aumenta los niveles de productividad y finaliza tareas en un tiempo más corto.
Existen cientos de aplicaciones, plataformas y redes de mensajería que permiten mantener un equipo de trabajo unido y productivo, tales como WeChat, Slack, Trello para saber qué tareas han completado tus compañeros, Zoom para trabajar al mismo tiempo, Microsoft teams, Zoho Desk, Google Met, entre otros.
Es mucho más sencillo para tu jefe asignarte una tarea si puede ver instantáneamente las cosas que completaste, así como los clientes y proveedores pueden contactarte sin demora, y resolver todas sus interrogantes con cualquier miembro del equipo.